Az üzleti évet lezáró beszámolók elkészültével minden vállalkozás elgondolkodik azon, hogy hová is tegye azt a vállalkozás méretétől függően kisebb-nagyobb mennyiségű, „feleslegessé váló” számlát, bank- és pénztárbizonylatot, egyéb könyvelési iratot, ami a lezárt üzleti évvel kapcsolatban keletkezett. Mivel több jogszabály is foglalkozik a bizonylatmegőrzési kötelezettséggel, jelen hírlevelünkben erről kívánunk rövid áttekintést adni.

Megőrzési idő az adózásban

Az iratmegőrzési kötelezettség vizsgálata során talán a legfontosabb kérdés, amire figyelni kell, az elévülési idő. Az adózás rendjéről szóló törvény („ART”) előírásai szerint az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőrizni. Ebből következően az iratokat nem elég pusztán megtartani, hanem olyan formában kell tárolni, hogy a dokumentumokból az adó az elévülési időn belül bármikor újra megállapítható, illetve az adó megállapítása ellenőrizhető legyen.

Az ART rendelkezése szerint az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével elévül, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.

Abban az esetben, ha egy adott időszak bevallását az adózó önellenőrzéssel helyesbíti, akkor az önellenőrzést alátámasztó bizonylatoknál, nyilvántartásoknál az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni, emiatt az iratok selejtezését célszerű a könyvelővel történt egyeztetést követően megtenni.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy normál üzleti éves vállalkozás – tekintettel a társasági adóbevallás adóévet követő május 31-i határidejére – a 2010-es évre vonatkozó adózási iratait 2016. december 31-ig köteles az adóhatóságnak bejelentett iratőrzési helyen tárolni.

A másik oldalról vizsgálva, a 2011-es évben a 2004-es vagy az azt megelőző adóévhez kapcsolódó adózási iratok megőrzési kötelezettsége szűnik meg.

Az elévült kötelezettséghez kapcsolódó, és ezért selejtezhető iratok megsemmisítését tételes selejtezési jegyzékkel kell dokumentálni. 

Megőrzési idő a számvitelben

A számviteli törvény néhány, kiemelt fontosságú bizonylatra a fentiektől eltérő elévülési időt határoz meg.

Az adózónak a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (főkönyvi kartonok, részletező nyilvántartások stb.) legalább 8 évig olvasható formában, visszakereshető módon kell megőriznie. Ettől eltérően, az üzleti évről készült beszámoló és az azt alátámasztó főkönyvi kivonat, leltár, értékelés esetében a megőrzési kötelezettség 10 éves időtartamra terjed ki.

Fontos megjegyezni, hogy a fenti kötelezettség az adózó átalakulásakor, illetve megszűnésekor is fennáll, vagyis az iratokat erre hivatkozva nem lehet hamarabb megsemmisíteni.

A fentiektől eltérően a bér és munkaügyi nyilvántartásokat nem lehet selejtezni, hiszen azokra a nyugdíj kiszámításához vagy a szolgálati idő megállapításához az 5, 8 vagy 10 éves elévülési időn túl is szükség lehet.

A megőrzési kötelezettség minden esetben az adózót terheli, így annak felelősségét másra nem lehet áthárítani.

A könyvelőkre vonatkozó, 10 éves megőrzési idő az általa meghatalmazottként, elektronikus úton benyújtott, a számviteli törvény előírásai szerint elkészített beszámolók eredeti, aláírt példányára terjed ki, ugyanis egy esetleges ellenőrzéskor bizonyítania kell, hogy annak tartalmában az eredetileg elfogadott, aláírt beszámolóhoz képest nem került sor változtatásra.

Forrás: rsmdtm.hu